念保險公司電子文件的風險管理

Ⅰ 公司風險管控 如何預防公司管理印章當中的風險

智能用印系統可以幫助企業將所有審批許可權印章集中管理，各個印章分布地點、保管人等信息一目瞭然。蓋章瞬間，自動獲取蓋章文件影像、使用人、時間、地點，均會上傳歸檔。印章使用後可追溯每份蓋章後的文件及時拍照，自動高保真壓縮後上傳至平台，節省流量的同時為您提供清晰的影像。電子文件歸檔方便隨時調閱。
清晰透明的用印流程，預防和杜絕私自偷蓋公章風險，確保公司印章管理規范。

Ⅱ 保險公司採取什麼經營管理模式

(一)保險業整體實力進一步提高我國保險業整體實力的增強主要體現在以下四個方面：一是業務持續較快增長。2006年實現保費收入5641．4億元，同比增長14．4％。其中財產險保費收入1509．4億元，同比增長22．6％；壽險保費收入3592．6億元，同比增長lO．7％；健康意外險保費收入539．4億元，同比增長19％。保險深度2．8％，保險密度431．3元。二是經濟補償能力不斷增強。2006年保險業共支付賠款和給付l438．5億元，同比增長26．6％。三是資產規模穩步擴大。保險公司總資產1．97萬億元，比2005年底增長29％。四是市場主體逐步增加，市場活力增強。全年共有9家新的保險公司開業，保險公司達到98家；共有367家新的專業中介機構開業，專業中介機構達到2110家；新增4家保險資產管理公司和1家保險資金運用中心，資產管理公司達到9家。(二)結構調整取得明顯成效隨著我國保險業的快速發展，保險監管機構非常重視保險業的結構調整，這些年來採取了一些措施並取得了顯著成效。一是財產險薄弱環節得到加強，新的業務增長點逐步形成。農業保險和責任保險實現較快增長，農業保險保費收入8．5億元，同比增長16．2％，責任保險保費收入56．3億元，同比增長24．3％。二是壽險業務結構進一步優化。壽險公司更加重視內含價值和長期穩健發展，期繳業務和長期壽險業務發展較快。個險新單期繳占個險新單保費的27．9％，10年期以上的新單期繳保費收入336．6億元，同比增長19．9％。三是中介市場的作用進一步發揮。通過中介渠道實現的保費占總保費收入的79．6％。四是區域發展更加協調。中西部地區保費收入分別增長15．9％和20．7％，增幅分別高於全國平均水平1．5和6．3個百分點。(三)經營效益穩步提升保險公司盈利狀況繼續改善。投資收益穩步增加，2006年全年實現投資收益955．3億元，收益率達到5．8％，比2005年提高2．2個百分點，為近3年最好水平。行業競爭力逐步提高，上市公司得到技資者的普遍認同，股價不斷攀升，中國人壽市值已位列全球上市壽險公司第一。(四)保險業改革開放向縱深推進我國保險業改革開放也在逐步向縱深推進，主要體現在以下幾個方面：一是根據國務院23號文件精神，保監會修改完善了《保險業發展"十一五"規劃綱要》並正式發布。二是繼續推進保險公司上市。2006年12月21日民安控股在香港上市，2007年1月9日中國人壽A股上市，目前在境內外上市的中資保險公司達到5家。三是繼續推動國有保險公司體制改革。中再集團獲得匯金公司注資40億美元，中華聯合股份制改革基本完成。四是穩步推進保險公司綜合經營試點。中國人壽參股了廣東發展銀行和中信證券，中國平安收購了深圳商業銀行。五是成立保險保障基金理事會，加強保險保障基金的徵收和管理工作。保險保障基金目前達到80億元。六是對外開放繼續擴大，截至2006年底，我國保險市場上共有41家外資保險公司，來自20個國家和地區的133家外資保險公司在華設立了195家代表處。保險業國際化程度逐步提高，國際合作不斷加強，形成了中外資保險公司優勢互補、和諧發展的局面。二、當前我國保險公司經營管理的特殊性保險公司是保險市場的供給者，保險公司的經營狀況直接影響保險市場的發展狀況，保險公司經營管理與其他股份公司相比有著自身的特殊性。(一)風險的集中性沒有風險就沒有保險。保險業是經營風險的行業，其產品和服務本身就是社會和經濟生活中可能發生的各種物質和利益損失風險。保險公司通過承保活動，集聚了大量風險，這就需要在風險識別的基礎上，採取適當的風險管理技術手段，在時間和空間上進行合理的分散化處理。同時，保險公司通過建立保險基金的形式，積聚了大量資金，這些資金在保值增值的運用過程中，不可避免地會遇到資金管理和運用風險。這就對保險公司的風險管理能力提出了更高的要求。(二)成本的後發性除了管理費用之外，保險業經營的最大成本是保險賠款。保險公司產品和服務的價格(費率)依據是大數法則，由保險標的過去的損失概率作為基本依據(即純費率)，加上一定的趨勢修正系數、營業費用率和預期利潤率(即附加費率)確定的。採取的是收費在先、賠款在後的經營方式。因此，建立在歷史統計分析基礎上的定價，與保險責任期滿之後的實際損失賠款成本可能存在一定的差異性。這一特點，客觀上既要求保險公司具備較高的精算(損失率成本預測)管理水平，也要求保險公司具有良好的承保風險標的的同質性選擇管理水平。(三)產品和服務的同質性保險產品和服務就其形式而言，不具有核心技術的獨占性，也不受專利保護，極易模仿。任何一個新的產品和服務舉措，只要競爭對手願意，都可以在較短的時間內引進、移植或改造。因此，由產品的差異化人手打造公司的差異化，在保險行業是極其困難的。保險公司之間的差異化特徵，更多的要依靠管理的差異化形成法人行為的差異化，進而通過其理念傳播、組織效率、員工行為等方面綜合表現出來。(四)經營的廣泛社會性有風險就有保險。保險公司的客戶遍及社會的窄面、各個層次，其經營也隨之帶有較為廣泛的社會性。類型和客戶需求的多元化，既要求保險公司的客戶服寅更加廣泛的適應性，同時又要求保險公司在經營上具萑的針對性和靈活性，顯然，這一特殊要求不但對公司管理能力是一個巨大挑戰，而且也是對管理者和從業人員和服務素質的巨大挑戰。(五)經營管理活動的較大彈性如前所述，由於保險服務對象的情況千差萬別．風險事故損失情況各不相同，加之我國現行監管政策要求保險及其分支機構只能在注冊地的行政區域內開展經營活動，因此，在其經營管理活動中，保險標的承保前的風險評估、保險事故後損失金額鑒定等主要環節，都不同程度地存性，使得保險公司在定價管理、成本管理、人員管理和服理等具體管理工作上難以全面實現標准化。同時，保險分支機構點多面廣，管理幅度大，管理層次多，客戶及其分布存在很多地域差異，這也拉大了保險公司管理的彈性。三、在當前背景下我國保險公司不同發展階段經營特徵(一)公司的初創期由於發起人對各類資源配置准備得比較充分，對市場行情了解較透徹。故此階段公司主要領導人威望較高，員工對公司成功的期望較高，企業與員工追求的目標高度統一．因此，此期間公司的主要管理特徵是：(1)領導決策高度集公司的決策力、應變力、抗壓力、預見性全仰仗領導個人智慧和經驗，領導臨場決策意見就是公司決定；(2)公司層級管理職責范圍不明確，但互相配合、協調性特強；(3)員工熱情高漲，加班加點不計報酬，工作效率高；(4)公司從領導到員工，相互之間處事無瞻前顧後，遇到問題立時糾正，公利性、是非觀高度一致；(5)凝聚力強，員工空前團結，公而忘私，舍小家而顧"大家"。此時，應勢利導，樹立領導個人威望、創造非權力因素的影響和企業文化價值觀，是最好時機。(二)公司的成長期市場份額迅速提高，公司發展壯大，員工收入明顯改公司美譽度逐漸顯現，管理流程逐步規范，大企業的文化氣象逐漸形成，公司呈現出蒸蒸日上的興奮發展狀態。其特徵是：(1)公司的決策層與管理層、基層權力分配到位，各層級的管理職責明確；(2)公司建成的利益初期分配到位；(3)實現公司近期計劃的動力源形成合力；(4)公司以發展化解矛盾的效果明顯；(5)公司的規模與效益發展迅速；(6)公司權力的寶塔型迅速形成，公司領導由身先士卒的平等型變為仰望型，權重與威懾顯現。(三)公司的發展期此期間的特徵是：(1)業務量由高速增長趨於平緩；(2)員工創業期的激情逐漸消退；(3)員工的收入慾望逐漸理智，行為也趨向理智；(4)由於在成長期而出現的權力再分配矛盾已經化解，公司的層級管理機構細化，運作自然；(5)公司領導在初建期、成長期樹立的權力威望逐漸消退，非權力影響可使公司"無為而治"；(6)員工對收入企求的是多發獎金，老闆與員工各思其利。四、我國保險公司不同發展階段存在問題及成因(一)我國保險公司不同發展階段存在的問題初創期是公司從無到有從小到大的發展階段，因自身的不成熟以及對外部環境的敏感性從而面臨各種風險，總的來說在初創期公司主要會出現下列問題：(1)公司進入市場的政策風險，如市場受挫，士氣大挫，招致各方連鎖反應，代價不可估量；(2)層級管理崗位設置不合理；(3)領導的個人因素，決定公司的命運走向。到了成長期，公司已經渡過了難關，逐步走向正軌，對於市場競爭以及監管政策已經熟悉，此時矛盾的重點往往出現在公司管理層，在成長期公司主要會出現下列問題：(1)職位分配不公，導致彼方利益受損；(2)公司成果分配不公，導致利益團隊產生；(3)公司領導者在初建期用權不夠平衡，致使股東與管理層部分成員之間創造了天然的溝通，形成利益紐帶。公司一旦出現經營症狀，即可興風作浪，投資者與管理者結成同盟，極易翻盤；(4)用人不當，導致元老級意見不一，網上車險產生裂痕；(5)創新能力投入不夠，導致後繼乏力。到了發展期，應當說，公司已經建立了較為完善的法人治理結構，權利分配均衡合理，業務量逐步達到飽和，這種情況下問題往往出現在細節上，但卻是不可忽視的問題，具體來說在發展期公司主要會出現下列問題：(1)政策對業務的支持力度明顯縮水；公司利潤追求一高再高；產品結構不合理；員工人心浮動；(2)公司辦事程式化明顯，衙門官式習氣濃重，效率遠不如從前；(3)領導集團的領導合力出現分化，分工合作變為分塊合作；(4)人心的離心，導致公司出現發展的再生功能障礙。(二)我國保險公司經營管理中問題產生的原因保險公司在經營過程中之所以產生前文所述的各種問題，歸納起來主要有如下三個方面的原因。1．尚處於發展初級階段的國內保險市場，沒有形成高效有序的市場運行規則。改革開放以來，國內保險業得到了長足的發展，保險業務快速增長，保險市場不斷發展，保險立法不斷健全。但與保險業發達國家相比，國內保險業還處於初級階段，市場主體較少，市場壟斷程度較高，市場競爭層次較低，規范有序的市場環境尚未形成，價值規律在保險市場中的作用尚未得到正常的發揮，國民保險意識有待進一步提高。在這種尚欠完善的保險市場環境下，市場供給大於需求，傳統市場領域趨向飽和而導致競爭激烈，新興市場領域因國民收入水平和行業發展水平的差異較大而沒有形成規模需求效應。直接經營業務和面向市場的保險公司基層單位受各自計劃任務的壓力和經濟利益的驅動，在市場監督管理力度不夠的情況下，難以避免地導致經營管理中的短期行為和違法違規行為。2．保險公司管理的精細化程度不高，內控管理制度不健全。(1)部分基層公司在制定年度業務發展計劃指標時，缺乏對當地經濟發展水平和保險市場發展水平等因素的分析，下達的計劃指標難免簡單化和針對性不強，導致基層公司完成保費任務的壓力過大而盲目追求業務發展規模，業務質量不高，效益水平低下；或者是違規經營，採取一些不正當手段招攬業務。(2)基層公司在經營管理過程中缺乏長遠發展的眼光，對保險市場開發沒有長遠的計劃和措施，著眼於短期利益。如在新興市場開發和新的保險產品推廣上，因為市場對保險的認知需要一個較長的過程，並且要求保險公司進行大量的宣傳和加大前期投入，一些基層公司考慮到投人大、收效慢而喪失了積極性，遇到困難就退縮，新興保險市場開發工作難以展開。(3)基層公司內控制度不健全，統一法人制度執行不力，貫徹落實上級公司要求不到位。部分基層公司對管理工作重視不夠，沒有根據形勢的變化健全和完善內控管理制度，部分制度缺乏現實操作性，形同虛設，使管理工作無章可循而出現混亂的局面。部分基層公司統一法人意識不強，對上級公司制定的承保理賠、規范經營、財務管理等方面的制度和要求，越權行為和違規行為時有發生。(4)管理技術落後。部分基層公司電子化水平較低，運用電子化管理的認識和措施也有差距，有的還大量依賴和使用手工操作，給管理工作的精細化造成障礙。3．保險公司從業人員整體素質不高。據調查，部分基層公司業務人員90％以上沒有接受過正規的保險專業知識教育，文化水平較低，接受新生事物的能力較差。對員工培訓缺乏一套行之有效的制度，也沒有長期性的計劃。當前，基層公司大部分業務員依靠經驗和關系網展業，對保險的職能和作用認識不清，缺乏市場營銷、風險管理等學科知識的支持，承保理賠工作技術含量低，服務水平停滯不前，對公司的發展戰略、經營理念、經營管理辦法，以及多項改革措施和公司發展前景缺乏足夠的了解。也有相當一部分基層公司高管人員不完全具備職業經理人的素質，對於發展戰略、經營目標、市場營銷、成本核算、人力資源配置、考核機制、統一法人制度等重要管理職能缺乏足夠的認識和綜合靈活地加以運用。五、改善我國保險公司經營管理的理念及措施(一)轉變經營觀念，變粗放式經營為集約化經營1．我國加入wTO後，國內保險公司發展已經面臨各方面的挑戰。基層保險公司過去那種粗放式的經營管理模式，已經不能適應形勢發展的需要。基層保險公司在經營管理過程中必須樹立成本效益觀念，苦練內功，以增強盈利能力和提高市場競爭實力為中心，實現公司業務速度和效益的同步增長，不斷發展壯大。在業務發展戰略上，要深入調查了解當地經濟發展情況，認真分析市場變化，不斷研究市場動態，多角度、全方位地挖掘市場潛力，以先進的經營理念、靈活的展業方式、豐富的保險產品、優質的保險服務參與市場競爭，促進業務快速、持續、健康發展。要不斷學習和借鑒同業發展的先進經驗，彌補自身的不足，增強發展的後勁。基層保險公司領導班子要有長遠發展的眼光，避免經營管理中的短期行為，堅持依法依規經營，加強公司各項管理和基礎建設，為公司長遠發展打好基礎。2．為加強我國保險公司的自我約束機制，增強其市場競爭力，保險公司應轉變經營管理機制。汽車保險計算按照"產權明晰、權責分明、政企分開、管理科學"的要求，實行規范的公司制改革，建立和完善現代企業經營機制，使保險企業成為適應市場經濟要求的法人實體和競爭主體。要從構築規范的法人治理結構人手，建立民主科學的決策機制、高效有序的運行機制、嚴格規范的監督約束機制以及市場競爭的優勝劣汰機制，把保險企業辦成真正意義上的商業保險公司。3．在成熟的股票市場中，保險公司上市已成為一種慣例，而且世界上著名的保險公司也基本上都是上市公司。通過在資本市場上市來募集資本，已成為國際上保險企業籌資的一種重要手段。而且，保險公司上市，也是保險公司擴張自身規模，提高競爭力，迎接國外保險公司挑戰的需要。再次，保險公司上市對完善保險公司自身的治理結構、增強證券市場的穩定性也至關重要。4．國際經驗表明，保險投資對保險公司的價值以及對保險公司的經營影響具有非常重要的作用。而國內保險公司資金可以投資的領域卻十分有限。因此，拓寬保險公司的投資渠道必將是中國保險業的一個發展趨勢。有必要指出的是，應建立合理、完善的投資組合模式，提高保險公司的投資績效。西方著名的保險公司一般採用集中統一投資模式或專業化控股投資模式來提高投資績效。這兩種模式都是指在一個集團或控股公司下設產險子公司、壽險子公司和投資子公司，專業子公司將產、壽險子公司資金分別設立賬戶，獨立進行投資，這種投資模式可以充分利用集團總部的雙重風險監控體系防範風險，這種投資模式無疑是值得我國保險業借鑒的。(二)加快創新步伐，改進保險營銷方式1．創新是發展的不竭動力，是提高競爭實力的客觀要求。要加快產品創新，在深入分析和研究市場需求的基礎上，加大對新產品的開發和推廣力度，加大宣傳和投入力度，努力開拓新的市場領域，不斷形成新的業務增長點，徹底擺脫業務發展依賴於傳統險種的束縛。基層保險公司在業務發展戰略上，對我國國民經濟所有制結構發生的變化要有充分的認識，不能老是把眼光局限於一些國有大企業上，應充分挖掘個體、私營經濟和廣大農村市場的潛力，充分利用保險代理人、經紀人等中介機構資源，培養一批忠誠於公司、職業道德素質高的營銷隊伍，完善落實好營銷員管理制度、代理人管理制度、經紀人管理制度，開辟新的業務發展渠道。要加快服務創新，創新服務的內涵和形式。基層保險公司要突破保險服務僅限於承保和理賠的局限，強化對客戶的延伸服務，倡導增值服務和跟蹤服務。加強對承保前的風險評估和承保後的風險管理，對客戶提出全面合理的風險防範建議，既有利於提升服務質量和水平，又有利於提高公司：效益。2．面對國內市場的國際化和世界保險市場的全球鉑國保險業要在國內市場立穩腳跟，並在國際市場有所拓目前落後的保險營銷方式顯然滯後於中國保險業進一步展業的需求。因此，必須對現行的推銷手段與方法進行改革，如推行銀行代理，以期形成以銀行為主的代理業務網路，以便充分利用銀行結算業務量大、網點多、信息網路系統完善，客戶廣泛等優勢。再如試行網上銷售，爭取在以高技術支持的銷售領域不落伍或占據有利地位。這些改革將使我國保險業的營銷方式由上門推銷、關系營銷向真正的服務營銷、創新營銷、整體營銷等更高階段的營銷方式邁進。(三)強化管理意識，提高管理質量和水平基層保險公司要提高對加強管理工作重要性的認識，增強內控管理自覺性，樹立起管理是企業發展生命的觀念。加強內控管理制度建設，建立起高效率的管理機制，加強電子化建設，為管理工作的開展提供強有力的技術保障和支具體講，業務上要重點加強市場營銷管理、核保管理和單證控制管理；理賠上要重點加強查勘定損管理和報價核賠管理；財務上要重點加強收付費系統管理；人員上要重點加強職業行為管理和考核機制管理。上級公司要加強對基層保險公司管理工作的監控和指導，確保統一法人制度的順利執行和政令的暢通，同時建立配套的責任追究制度和獎懲措施，加強對基層公司經營管理行為的約束。保險監管機構要加強對基層公司市場行為的監督和管理，加大對違法、違規行為的查處力度，培育有利於基層保險公司發展的市場環境。(四)加強保險隊伍建設人是生產力中最積極的因素，解決好人的問題是解決切問題的根本。配備一支業務能力強、管理水平高、具有新能力的領導班子，是基層保險公司發展的組織保證和重基礎。基層保險公司領導班子要不斷學習新知識、新事物，不斷提高領導能力和經營管理水平，才能適應現代保險公司發展的需要。要加強對基層保險公司員工的教育和培訓。高員工的綜合素質，不斷培養符合現代保險公司發展要求員工隊伍。加強基層保險公司企業文化建設，增強公司的聚力和向心力，倡導團隊協作，倡導激勵，宣揚先進，並通過分配結構和分配機制的改進，穩定員工隊伍，充分調動每位員工的積極性和創造性，為公司發展提供強大的人力資源保證。具體可採取如下幾個方面的措施：(1)設定考核體系，讓制度管人，制度面前人人平等，基層領導只是制度執行的裁判；(2)制訂激勵機制，從職位、金錢、機會、關愛等，全方位獎懲；(3)制訂升遷制度，打破元老一統天下的局面，從基層選拔競爭優勝者，充實到重要領導崗位。讓基層員工看到希望，樹立榜樣；(4)妥善安置元老級人員，如待遇、關懷、參政議政發揮余熱。其目的是授之元老，撫之來者，達到穩定大局的目的。能兌現當初的承諾的公司就是好公司

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Ⅲ 電子文件管理與實踐

胡仲奎

（甘肅省國土資源信息中心）

摘 要 研究電子文件不同於紙質文件的形成特點具有重要的意義。本文主要論述了電子文件管理中存檔載體類型和格式、電子文件管理的風險成因、存檔光碟長期可讀的保障機制，以及由於電子文件的安全性沒有得到完全保證，致使紙質文件在相當長的時間里將會與電子文件共存於世且保持一致。

關鍵詞 電子文件 紙質文件 管理 實踐

隨著科學技術的迅猛發展，社會信息化程度逐漸提高，檔案資源也日益數字化、電子化。它與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有著更深刻、更廣泛、更具實質性的含義和意義。隨著圖文地質資料數字化工作的深入開展，大量電子文檔的安全存儲、妥善保管和利用現代化手段進行文件歸檔與管理，已成為一種必不可少的形式。研究電子文檔不同於紙質文檔的形成特徵，是制訂科學的電子文檔管理戰略從而實施有效管理的基點。

1 電子文件類型和格式

電子文件是以計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，是以數碼形式記錄於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機系統閱讀、處理並可在通信網路上傳輸的文件。光碟與磁帶、磁碟相比，其特點是：記錄密度高、存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數據傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀出磨損，所以碟片不易損壞。根據這些特點，目前使用光碟作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標准不夠完善，但隨著技術的發展，相信在不久的將來，有關光碟的標准會陸續出台，所以在當前選擇光碟作為電子檔案存儲載體最為合適。

使用光碟存檔，目前仍然存在著「瓶頸」。畢竟光碟應用的歷史太短，其理論與實踐研究尚不夠充分，這是影響其應用的桎梏。由於 CD—ROM、CD—R、DVD—ROM、DVD—R 記錄的信息不可更改，從這個意義上講，它們均可用作存檔光碟。但這並不意味著其中任何類型都可以用來存檔。當然，以上各種光碟壽命的比較尚需進一步研究。在存檔格式方面，目前得到應用的各種格式哪種格式更利於光碟的使用和保存，這也是需要有關部門制定統一標準的。

2 電子文件管理的風險成因

作為新一代文件形式，電子文件在很多方面繼承了傳統文件的性質、任務和管理方式，紙質文件管理的傳統風險被遺傳下來，如由於管理失誤造成的文件缺失、泄密、無法檢索，以及各種自然環境和人為的損壞等依然存在；而電子文件特有的新風險，如真實性受損、不可讀取現象又接踵而至，迅速積聚。可以說電子文件管理中的風險是傳統文件和電子文件的共同風險的疊加。

電子文件是信息技術的產物，如同其他科學技術一樣，信息技術也是一把雙刃劍。它在大大豐富了文件的表達形式、結構和性能的同時，也把兼容性、安全性方面的復雜技術難題及技術漏洞附加在電子文件及其管理上；它在給文件的製作、傳輸和利用帶來極大方便的同時，也給更改、截獲、仿製電子文件帶來更多的可能；它在接受各種操作系統、軟體平台以及電子政務、電子商務等業務集成系統惠澤的同時，也必然受到各種脆弱、缺陷、災難的株連。日常生活中人們有一個常識：高回報、高風險。同樣，信息技術在給文件製作和管理更多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，或者可以說是「高科技風險」。

3 電子文件長期可讀的保障機制

電子文件不是實體的、靜止的、孤立的、簡單的信息，而是虛擬的、動態的、聯系的、復雜的信息。如何延長數字信息的壽命，是發展數字檔案館的重要問題。然而，由於數字信息要依賴計算機軟硬體才能被利用，而計算機硬體技術又是不斷發展的，在過時的軟硬體平台上能讀出的信息不一定能被當前或將來的軟硬體平台讀出；這種不能被存取的信息，其壽命再長也是無用的。和紙張存檔的歷史相比，光碟還只是襁褓中的嬰兒。因此，它一旦成為存檔載體，是否具有和紙張相似的穩定性？保護工作者對此必須深思熟慮。目前光碟的壽命尚無定論，但有證據表明，它似乎不抵紙張。縱觀存檔載體的發展歷程，盡管其類型以加速度的方式在拓新，但其壽命卻並非與時俱增。相反地，粗略地比較不難發現，其壽命呈現下降的態勢。千年前的手工紙仍然時有所見，即使是現代酸性紙，其壽命也不低於 50 年。雖然美國國家媒體實驗室等權威機構對光碟進行過研究，CD—R 其平均壽命為 50 ～ 200 年。顯然，從存檔的要求出發，以最大平均壽命作為存檔光碟的壽命是牽強的；相反，從降低風險、增大保險系數的角度考慮，存檔載體應當以其最小平均壽命作為參考。這樣，不論用何種光碟存檔，其保險壽命不超過 50 年。

光碟存檔畢竟是大勢所趨。因此，為了保證其信息的長期可讀，需要逐步解決光碟存檔的「瓶頸」問題，降低光碟存檔的風險，建立其長期可讀的保障機制。它涉及從光碟生產廠家到光碟應用機構，從光碟信息存儲、保管到遷移，從技術層面到管理層面，無一不影響到光碟的可讀性。因此，建立存檔光碟長期可讀的保障機制是一個非常復雜的問題。依筆者淺見，目前需要抓緊解決以下問題。

3.1 電子文件的日常管理

同傳統的紙質檔案相比，由於製作材質不同，在環境條件控制、日常保養等方面自然也應有所不同。理論上，環境溫度過高或過低會加速片基的老化，金屬層與空氣接觸會被慢慢氧化。因此，在日常工作中，要做到：

一是把好「入館關」，一旦存檔光碟的類型得到了確認，就需要把握好入館關，讓符合存檔要求的優質光碟進館。這樣既可以保證光碟信息的可讀性，又可以減輕保護光碟信息長期可讀的負擔。

二是定期檢測館藏光碟的質量，光碟一旦進館，檔案館需要對它們的質量進行檢測，以便對館藏光碟的質量做到心中有數。不僅要明確光碟質量檢測的指標，而且要確立檢測的時機並使之制度化，為光碟信息的遷移提供決策指導。

三是加強存檔光碟的數據管理，除了要加強光碟實體的安全外，還要採取各種各樣的措施保證其數據安全。如將每個文件至少製作 4 個拷貝。有的單位實行分層網路存儲平台或遠端異地儲存。這對於預防突發自然災害非常有效。

四是歸檔光碟應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄塗層；單片光碟應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離磁場、強熱源，並與有害氣體隔離；環境溫度選定在 17℃～ 20℃之間，相對濕度選定在 35% ～ 45% 之間。

3.2 電子文件的有效性保證

光碟數據非常脆弱，計算機硬體或系統故障、軟體故障、計算機病毒、光碟介質變形、碟片污點甚至微小的劃痕，都可能引起解碼時發生錯誤；各種自然的和人為的因素、管理的和技術方面的失當，都可能導致光碟數據的損失。這些損失的數據中，有些是可以被恢復的，有些則是永遠無法恢復。為保障光碟存檔的有效機制，筆者建議：

一是要保證每個電子文件被正常讀出、打開和運行，無感染計算機病毒；

二是設備環境更新時，應確認庫存光碟與新設備的兼容性，如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作；

三是光碟每滿 2 年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於 10%；如發現問題，應及時採取恢復措施；

四是平時提供給利用者的應是拷貝件，一旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，立即對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時採取措施修復損壞的文件。

4 電子文件與紙質文件的雙套制

由於電子文件的安全性沒有得到完全保證，紙質文件和電子文件管理仍是當今文件管理的兩種類型—即雙套制。其管理是在共存狀態下互相依存、互相影響的，所以人們就需要以紙質文檔形式或將紙質副本作為重要的備份加以保存。歷史上每一種新的紀錄形式產生後，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐步取而代之。電子文檔與它的早一代文件—紙質文檔的關系卻要復雜得多，二者之間的共存、互動與消長構成了信息時代人類記錄方式的動態圖像。

4.1 紙質文件與電子文件的共存狀態

從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質文件共存於世且保持一致，並以雙套制和雙軌制兩種類型顯現共存狀態。兩種不同載體檔案的特點，可概括為：紙質文件便於長期永久保存，而利用較不方便；電子文件便於利用，一方面，是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網上利用，多個用戶可同時利用；另一方面，電子文件管理可以根據需要建立文件之間的多維聯系，只要在檢索軟體中標明紙質文件（檔案）的存放位置，便可以方便地查找到對應的紙質文件，但難於永久保存。這種在一定時期內長期並存的雙套制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的，其中電子文件的技術屬性並無本質差別。但是，兩種共存狀態下電子文檔的社會屬性和功能卻有所不同。電子文件與紙質文件管理共存的雙套制格局將會持續很長時間，趨勢是紙質文件管理功能的弱化和電子文件管理功能的強化。

4.2 電子文件與紙質文件管理的互動

在電子文件和紙質文件的共存狀態下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統的共存。共生於一個機構中的兩個文件管理系統不斷磨合著相互之間的關系，它們既各自獨立，各自發展，又互相依存，互相影響，隨時調整著各自的角色與特點，承擔著共同的和各自分擔的責任。與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經驗要少得多，盡管電子文件與紙質文件有許多不同之處，但畢竟都是社會活動的記錄，其管理目標基本一致，在管理內容和方法上也應該有很多共同之處。在這種關系中，最富於積極意義的是二者之間的互相影響，即電子文件的管理推動了紙質文件管理的提高和改革，如文檔一體化和實現管理的簡化；紙質文件管理的經驗和信息技術促進了電子文檔管理的完善，兩個管理系統都在這種影響之下改造自身功能，提高自身效率。

電子文件與紙質文件管理的共存並不是消極、被動的，二者在互相學習、互相借鑒中互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經歷著改造與被改造、同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態確定著共存狀態和形式，並逐漸融合為一套綜合管理系統。

Ⅳ 電子合同的安全性怎麼保障

我平台電子合同app就是這樣一款集以上所有功能於一體的電子合同app，主要針對電子合同全生命周期提供全面的優質服務。

我平台電子合同系統就做到了這三點：

①CA機構頒發CA證書/公安部eID認證系統：採用國家機構認證技術，確保電子合同簽署主體真實身份；

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一款功能豐富實用的電子合同app，不僅能夠提高企業合同簽署的效率，同時還能解決企業傳統紙質合同管理難、成本高的痛點，同時，電子合同採用可靠的電子簽名技術，具有和紙質合同同等的法律效力。

Ⅳ 想咨詢一下勝亞金的風險是什麼，看裡面有太平洋保險公司擔保本金，有個電子合同有用嗎本金安全嗎

我發現他的合同編碼就是電信號碼，查號碼找人應該能抓到騙子的，我也是受害者，已報警了

Ⅵ 淺談如何做好電子文件歸檔與電子檔案的管理工作

會博通綜合檔案管理系統：提供檔案全生命周期管理

會博通提供檔案採集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

規范化檔案管理

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借還登記、操作日誌全面記錄用戶的使用行為，加註閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴散、盜用，減少丟失風險。

移動化檔案管理

不限時間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。

Ⅶ 有保險公司承保出單內勤嗎承保歸檔憑據或材料有哪些

通知單是什麼？
發票業務聯、保險單業務聯、投保單、身份證復印件、行駛證復印件；
交強險還可能有交強險費率浮動告知書，如果有費率浮動的保單要有。
商業險指定駕駛員的話需要駕駛證復印件。
還可能有驗車報告和照片，不過現在一般公司驗車照片都不列印歸檔的，只留電子版。

Ⅷ 誰知道《個人風險管理與保險規劃》這本書的電子版的下載地址

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